機密書類はどのように廃棄すれば良い?

書類

近年では個人情報など様々な重要書類等があります。機密扱いの書類は一般のゴミとして処理は出来ないと思いますが、大量にある場合はどうやって処理をすれば良いのかの方法をお教えいたします。

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書類の破砕処理

機密文書は燃えるゴミなどで処理をするのではなく破砕処理、つまりシュレッダーにかけるのが良いです。こうすることで復元することは難しくなり、情報を盗み取られる心配がなくなります。一般家庭で使用する小型のものもありますが、稼働の能力が小さいため大量にある場合には不向きです。

個人的に行っているビジネスの場合には十分ですが数十人規模で行っている会社となると、書類の量も増えますから、業務用の機器でないと処理が追い付かないでしょう。

これ以外には溶解処理という方法もあります。

古紙業者による機密文書の処理

古紙業者では機密文書の処理を行っているところもあります。セキュリティがしっかりとした部屋で破砕処理、または溶解処理をします。預かった文書を触れるのは一部の管理者のみということで、外部に漏れないような仕組みを取られているところが一般的です。

持ち込みで処理してもらうことも可能ですが、出張によるサービスを行っている会社もあります。書類が飛散しないトラックを使用して積み込み、そしてそのまま処理機にかけます。大量にある書類を持ち込み出来ない場合は出張には大きなメリットがあります。

処理後には証明証も発行してもらうことが可能です。

参考

機密文書破砕処理の出張サービス

武井紙業の機密文書処理

持ち込みのメリットとしては収集運搬費が節約することが出来ます。当然持ち込みが費用は安くなります。しかし破砕処理をしてくれる古紙業者の数は少ないので、かなり遠方まで運ぶ場合は出張の方が楽かもしれません。

現地で破砕処理

SGムービング株式会社(SGホールディングスグループ)は、機密文書破砕溶解処理機能搭載した車両を使ったサービスを行っています。「出張機密文書溶解サービス」というのを行っています。

参考

専用車両による「出張機密文書溶解サービス」

SGムービング株式会社 出張機密文書溶解サービス

持ち運びをして処理をするではなく、オフィスに車両ごとが来て処理をします。その目で様子を確かめることが出来るのも安心できる要素ですね。

ご自身で破砕処理をする

業務用のシュッレッダーも販売されています。クリップ・ホッチキスには対応しているものもあります。価格は3万円~10万円程度が相場のようです。価格の差はその処理能力にあるようで、連続で使用できる時間があり、60分~90分と差があります。時間が長い方がグレードが高い。そして一度に処理できる枚数は20枚~300枚。枚数の多い方がグレードが高い。さらに機能の面にも違いがあります。高級なグレードの高いものはクリップとホッチキスがついているままでも処理をしてくれます。

グレードの差で価格が大きく違ってきますが、機能の面でも差があるので、使う場所のニーズに応じて選ぶと良いでしょう。

郵便局による紙のリサイクル

日本郵便が紙の溶解サービスを行っています。専用の箱に不要な紙を積めて送るだけとシンプルな方法。ただし現在はどこでも行っているサービスでは無いので、確認をする必要があります。(主に東京の主要郵便局)

ただし書類についてるクリップやホッチキスは取り外す。これはどこのリサイクルでも基本的には同じルールです。不純物が混ざるとリサイクルしにくくなるからです。

参考

日本郵便の紙のリサイクルは東京都内の郵便局で現在試行販売中のサービスです。

日本郵便の紙のリサイクル

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